سكرتيرة

إسم الجهة:

شركة رتال الخير للتجارة

مجال العمل:

السكرتارية والمساندة الإدارية [ عرض كل الوظائف في هذا التصنيف ]

مكان الوظيفة:

جدة - منطقة مكة

تاريخ الإضافة:

09/05/2015

المهام والوصف الوظيفي:

اهم الواجبات والمهام التي يقوم بها السكرتير
اولا - معالجة البريد
- يستلم البريد اليومي
- يفرز البريد اليومي
- يعرض البريد على المدير
- يوجه البريد حسب الاختصاص
- يصور البريد الوارد حسب الاهمية
- يوزع البريد على الاقسام المختصة
- يحفظ البريد الموجه للحفظ
- يسجل البريد الصادر.يحفظ صورة من البريد الصادر
- يرسل البريد الصادر
.ثانيا - معالجة الاتصالات الهاتفية
- يعد دليل خاص بالعناوين والهواتف
- يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة
- يتعرف على المتصل والغرض من الاتصال
- يحول الاتصال إلى جهة الاختصاص
- يجري الاتصالات المطلوبة للمدير
- يدون المكالمات الهاتفية بغياب المدير
ثالثا - اعداد المراسلات :
- يحرر المادة المكتوبة
- يطبع المادة المحررة
- يقوم باجراء تصدير المراسلات الصادرة
- يصور الاوراق والمستندات المطلوبة
- يصمم النماذج المطلوبة للعمل
رابعا - تنظيم الاجتماعات :
- يحجز قاعة الاجتماعات
- يوجه الدعوة للمشاركين
- يجهز قاعة الاجتماع
- يستبقل الاعضاء المشاركين في الاجتماع
- يدون الملاحظات في الاجتماع
- يعد محضر الاجتماع
- يوزع محضر الاجتماع.
خامسا - تنظيم مواعد المدير المباشر :
- يسجل بيانات الزوار
- يعرض الاجندة على المدير
- يجهز البيانات المطلوبة
سادسا - استقبال زوار المدير المباشر:
- يستقبل الزوار
- يتخذ الاجراء المناسب حسب غرض الزيارة
- يقوم باستقبال كبار الضيوف
سابعا - ترتيب السفريات:
- يجمع البيانات المتعلقة بالسفر
- يجري الحجوزات اللازمة ويتابعها
- يجهز ملف السفر
- يخبر الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير
- يلغى الزيارة حسب طلب المدير
ثامنا - تنظيم محفوظات الادارة:
- يجهز المكان الملائم لحفظ البيانات .
- يصنف المحفوظات .
- يرمز المحفوظات.
- يفهرس المحفوظات .
- يحفظ المحفوظات .
- يتلف المواد المحفوظة.
- يحضر الملفات عند الطلب.
تاسعا - متابعة اعمال الادارة:
- يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة.
- يطلع على ملف المتابعة يوميا.
- يتخذ الاجراء المناسب لمتابعة الموضوع.
- يحفظ الموضوع في الملف الخاص به بعد انتهائه.
عاشرا - التنسيق للحصول على متطلبات الادارة:
- يؤمن المواد والمستلزمات.
- يعد بلاغات الصيانة والاعطال .
- يعد طلب الشراء للاجهزة والادوات الغير متوفرة في الادارة.
- يستلم المواد والمستلزمات للادارة.
- يحضر المصروفات النثرية للادارة.
حادي عشر - استخدام تطبيقات الحاسب الآلي MS Office
- يعالج البيانات والنصوص باستخدام برنامج
- يصمم عرض الشرائح باستخدام برنامج

الشروط والمهارات: