تفاصيل الإعلان
 التقديم مغلق |
|
سكرتير تنفيذي |
|
| مجال العمل: | السكرتارية والمساندة الإدارية |
| مكان الوظيفة: | الرياض - منطقة الرياض |
| تاريخ الإضافة: | 02/08/2015 |
| المهام والوصف الوظيفي: | |
| التوصيف الوظيفي - تنفيذ الخطط و التعليمات و تنظيم و إدارة الشئون الخاصة بمكتب الإدارة العليا ومساعدة المدير العام و المدير التنفيذى فى الأعمال الروتينية و التأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب الإدارة العليا المهام والمسئوليات • إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى • إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام و المدير التنفيذى • المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب • تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا • حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها • إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات • إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل • تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة • كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون المدير العام أو المدير التنفيذى طرفاً فيها • التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع • مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى • إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين • تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام أو المدير التنفيذى و متابعة قرار المدير العام أو المدير التنفيذى بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها • التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا • التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا • توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المدير العام أو المدير التنفيذى و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة • حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و تنظيم رحلات العمل • تعليم و توجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم • كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه لمدير المكتب الدورات: • دورة في السكرتارية . • دورة في مفاهيم نظم الجودة . • شهادة قيادة الحاسب الالي (ICDL) المهارات: • يجيد اللغة الانجليزية كحد ادنى بطلاقة تحدثة وقراءة وكتابة • التعامل مع أجهزة الحاسب الألى المكتبية و المحمولة واجهزة الاتصالات الحديثة بإحتراف • التعامل مع مجموعة برامج (MS Office) بإحتراف و بسرعة كتابة لا تقل عن 40 كلمة/دقيقة • التعامل مع الانظمةالمتنوعة لادارة البريد الالكتروني ومنظم المواعيد باحتراف • القدرة على الاتصال الفعال وادارة اعمال متنوعة في نفس الوقت • يفضل من لدية خبرة في استخدام برامج التصاميم وبرمجيات الويب • يشترط نقل الكفالة بعد الفترة التجريبية الخلفية التعليمية شهادة بكالوريوس إدارة أعمال . ولديه دورات بهذا الإختصاص |
|
| الشروط والمهارات: | |
|
|
| نوع الوظيفة: | |
|
|
| نطاق الراتب: | |
| غير محدد | |
|
المتطلبات الأساسية
|
|
| الجنس: | |
| رجال | |
| هذه الوظيفة متاحة لـ: | |
| متاحة للجميع | |
| الحد الأدنى لمستوى التعليم: | |
| دبلوم سنتين فأكثر | |
| الحد الأدنى لمستوى الخبرة: | |
| مستوى متوسط (خبرة من 4 إلى 10 سنوات) | |
|
|
|
نموذج التقديم
|
|
هذه الوظيفة تم شغلها ولم تعد شاغرة |
|
الوظيفة مغلقة لتوفر الحد الأقصى من المتقدمين |
|
