موظف أستقبال وسكرتارية

إسم الجهة:

مركز خبراء الاعتمادية للتدريب والتطوير

مجال العمل:

الإدارة - إدارة عامة وإدارة أعمال [ عرض كل الوظائف في هذا التصنيف ]

مكان الوظيفة:

الجبيل - المنطقة الشرقية

تاريخ الإضافة:

16/01/2013

المهام والوصف الوظيفي:

أولا - معالجة البريد :
- يستلم البريد اليومي .
- يفرز البريد اليومي .
- يعرض البريد على المدير .
- يوجه البريد حسب الاختصاص.
- يصور البريد الوارد حسب الاهمية.
- يوزع البريد على الاقسام المختصة .
- يحفظ البريد الموجه للحفظ .
- يسجل البريد الصادر.
- يحفظ صورة من البريد الصادر.
- يرسل البريد الصادر.
ثانيا - معالجة الاتصالات الهاتفية:
- يعد دليل خاص بالعناوين والهواتف.
- يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة.
- يتعرف على المتصل والغرض من الاتصال.
- يحول الاتصال إلى جهة الاختصاص.
- يجري الاتصالات المطلوبة للمدير.
- يدون المكالمات الهاتفية بغياب المدير.
ثالثا - اعداد المراسلات :
- يحرر المادة المكتوبة.
- يطبع المادة المحررة.
- يقوم باجراء تصدير المراسلات الصادرة.
- يصور الاوراق والمستندات المطلوبة.
- يصمم النماذج المطلوبة للعمل.
رابعا - تنظيم الاجتماعات :
- يحجز قاعة الاجتماعات.
- يوجه الدعوة للمشاركين.
- يجهز قاعة الاجتماع.
- يستبقل الاعضاء المشاركين في الاجتماع.
- يدون الملاحظات في الاجتماع .
- يعد محضر الاجتماع.
- يوزع محضر الاجتماع.
خامسا - تنظيم مواعد المدير العام :
- يسجل بيانات الزوار.
- يعرض الاجندة على المدير.
- يجهز البيانات المطلوبة.
سادسا - استقبال زوار المدير العام :
- يستقبل الزوار.
- يتخذ الاجراء المناسب حسب غرض الزيارة.
- يقوم باستقبال كبار الضيوف.
سابعا - ترتيب السفريات:
- يجمع البيانات المتعلقة بالسفر .
- يجري الحجوزات اللازمة ويتابعها.
- يجهز ملف السفر.
- يخبر الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير.
- يلغى الزيارة حسب طلب المدير.
ثامنا - تنظيم محفوظات الادارة:
- يجهز المكان الملائم لحفظ البيانات .
- يصنف المحفوظات .
- يرمز المحفوظات.
- يفهرس المحفوظات .
- يحفظ المحفوظات .
- يتلف المواد المحفوظة.
- يحضر الملفات عند الطلب.
تاسعا - متابعة اعمال الادارة:
- يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة.
- يطلع على ملف المتابعة يوميا.
- يتخذ الاجراء المناسب لمتابعة الموضوع.
- يحفظ الموضوع في الملف الخاص به بعد انتهائه.
عاشرا - التنسيق للحصول على متطلبات الادارة:
- يومن المواد والمستلزمات.
- يعد بلاغات الصيانة والاعطال .
- يعد طلب الشراء للاجهزة والادوات الغير متوفرة في الادارة.
- يستلم المواد والمستلزمات للادارة.
- يحضر المصروفات النثرية للادارة.
حادي عشر - استخدام تطبيقات الحاسب الآلي:
- يعالج البيانات والنصوص باستخدام برنامج Word
- يصمم عرض الشرائح باستخدام برنامج power point.
- ينشى الجداول باستخدام Excel.
- ينظم المواعيد باستخدام Out Look.
- ينشى قواعد بيانات الادارة باستخدام Access.
- يصمم الهيكل التنظيمي للادارة.
- يتابع ما استجد من برامج الحاسب الآلي.
ثاني عشر - استخدام الاجهزة المكتبية:
- يستخدم جهاز الفاكس.
- يستخدم آلة التصوير.
- يستخدم فرامة الورق.
- يستخدم الماسح الضوئي.
- يستخدم جهاز توصيل الصوت.
- يستخدم اجهزة العرض الرأسية.
ثالث عشر - تجهيز الاجهزة المكتبية :
- يغير احبار الاجهزة .
- يغذي الاجهزة المكتبية بالورق.
- يصلح الاعطال البسيطة.
- يبرمج الفاكس.
رابع عشر - الاهتمام بتطوير القدرات :
- يحضر الدورات التدريبية والمؤتمرات .
- يطلع على الاصدارات والمواقع المتخصصة.
- يشارك في عضوية الجمعيات المتخصصة.
- يتابع البرامج المتخصصة.
- يتسعين بذوي الخبرة ويستشيرهم.
خامس عشر - اعداد التقارير والاحصائيات الخاصة بالادارة:
- يستخدم نموذج التقرير المناسب .
- يعد التقارير الخاصة بأداء موظفي الادارة.
- يعد التقارير الخاصة ببيانات الموظفين.
- يعد التقارير الخاصة بالاحصائيات المتعلقة بالعمل.
سادس عشر - إنشاء الاعمال المتعلقة بشؤون العاملين في الادارة :
- يعد الخطابات المتعلقة بطلبات موظفي الادارة.
- ينسق اجازات العاملين.
- يرفع تقرير بحضور وانصراف العاملين للادارة المختصة.
- ينسق اجراءات العمل الاضافية للعاملين.

الشروط والمهارات: