تفاصيل الإعلان

التقديم مغلق

نسخة للطباعة

إسم الجهة:	جميعة زمزم للخدمات الصحية التطوعية الخيرية
موقع الانترنت:	http://www.zmzm.org

مسمى الوظيفة الشاغرة:

سكرتير تنفيذي

إسم الجهة:

جميعة زمزم للخدمات الصحية التطوعية الخيرية

مجال العمل:

الإدارة - إدارة عامة وإدارة أعمال [ عرض كل الوظائف في هذا التصنيف ]

مكان الوظيفة:

جدة - منطقة مكة

تاريخ الإضافة:

19/06/2013

المهام والوصف الوظيفي:

- تنفيذ الخطط و التعليمات و تنظيم و إدارة الشئون الخاصة بمكتب المدير العام ونواب المدير العام، فى الأعمال الروتينية و التأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب الإدارة العليا.
- إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرية الخاص بالمدير العام ونواب المدير العام.
- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام ونواب المدير العام.
- المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب.
- استقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم.
- تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير العام و نواب المدير العام.
- تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا.
- حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة استدعائها.
- إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات.
- تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة.
- كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون المدير العام أو نواب المدير العام طرفاً فيها.
- التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع.
- مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى.
- إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين.
- تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام أو نواب المدير العام و متابعة القرارات الصادرة بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها.
- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا
- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا.
- توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المدير العام و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة.
- حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و تنظيم رحلات العمل.
- كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب لرفعه للمدير العام.

الشروط والمهارات: